Retos en la gestión de proyectos

¿Qué es la gestión de proyectos?

La administración y gestión de proyectos es un área que tiene como objetivo asegurar el cumplimiento en tiempo y forma con los proyectos y objetivos estratégicos de la empresa.

Para ello, las funciones y responsabilidades del área, se pueden dividir en las siguientes etapas:

  • Creación del plan estratégico
  • Comunicación de la estrategia
  • Ejecución de la estrategia
  • Seguimiento y control de la estrategia

Cada una de las etapas anteriormente mencionadas conlleva retos que se deben solucionar para que la coordinación de los proyectos cumpla su objetivo.

¿Por dónde empezar a implementar?

Cuando comencé con la gestión de proyectos en las empresas, el mayor reto con el que me enfrenté, fueron las personas.

Para empezar, es fundamental que los Gerentes, Coordinadores y/o el comité Directivo, estén convencidos de la importancia de llevar a cabo un plan estratégico. Si los líderes de una empresa no dan el ejemplo, difícilmente lo hará el resto del equipo.

Al principio, cuando implementamos una metodología de estrategia, había cierta renuencia por terminar de adoptarla por todo el comité, no por falta de interés, si no por la resistencia natural al cambio o sistema inmune empresarial. Sin embargo, la constancia y búsqueda de nuevas y mejores formas en la implementación de la metodología de la estrategia, terminaron por mostrar la importancia de la misma para el corporativo y los resultados fueron evidentes.

Anteriormente, se tenían juntas directivas dónde se veían temas varios que correspondían a tareas o proyectos emergentes que no tenían fundamento ni estructura, los tiempos de respuesta y resultados eran largos. Conforme fuimos construyendo la estrategia, había mayor claridad sobre la razón del trabajo realizado y la toma de decisiones se volvía más sencilla al enfocarnos en el propósito y objetivo principal de las empresas.

¿Cómo involucrar al equipo en la estrategia?

Otro de los retos fue dar a conocer la estrategia a todo el personal. Para empezar, las personas están enfocadas en sus áreas y el darles a conocer otro tema que poco tiene que ver con lo que conocen y acostumbran hacer, lo vuelve algo tedioso y difícil de adoptar. Para esto, es importante explicar desde qué es un plan estratégico, su importancia, cómo funciona y sobre todo que las personas se vayan familiarizando con la estrategia central de la empresa (el propósito, los valores, las competencias y el objetivo a alcanzar).

Buscar la manera de que relacionen sus funciones y responsabilidades como parte esencial para el cumplimiento de los objetivos y el propósito de la empresa; que comprendan y actúen conforme a los valores; que conozcan los objetivos y proyectos en los que se está trabajando, se involucren y se les informe sobre los avances y resultados. Si solo se dejan estos temas para el comité Directivo, no habrá una cultura estratégica y difícilmente se cumplirán los objetivos. Ahora que todos conocemos las prioridades o proyectos críticos de las empresas, se mantiene el enfoque en lo verdaderamente importante.

¿Cómo dar seguimiento y control a los proyectos?

Respecto al seguimiento y control, fue otro tema en el que se tuvo que empezar desde cero. Ahora tenemos un sistema de reporteo y de juntas que nos permiten conocer a tiempo el avance de los proyectos, las métricas y los indicadores, para tomar decisiones oportunas y hacer ajustes cuando sea necesario. El reto es sensibilizar a todo el personal de la importancia de reportar continuamente los avances y dar recordatorios constantes hasta que se vuelva un hábito. Para esto existen diversas plataformas de proyectos en las que te puedes apoyar, por lo que mi recomendación es que las conozcas, las pruebes e implementes la que te parezca que se adapta mejor a tu empresa y personal.

Recuerda, lo más importante para que esto funcione es la constancia y mejora contínua para que poco a poco la empresa adopte una cultura estratégica con proyectos claros y medibles que se refleje en resultados y en la gran satisfacción de haber generado un cambio para tu negocio.

Imagen by Octavian Dan on Unsplash

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